Checklist: 10 tips voor een succesvol event

1. Strakke uitnodiging

Het begint allemaal bij de uitnodiging. De eerste indruk moet goed zijn, in welke vorm dan ook. Onderscheid je hierin en maak een strakke of juist knallende uitnodiging. Gebruik leuk foto- of videomateriaal. Want hoe leuk is het als je bijvoorbeeld een uitnodiging ontvangt via een video?

2. Bouw spanning op

Nadat je de uitnodiging hebt verstuurd is het niet een kwestie van afwachten. Blijf je bezoekers boeien door ze één of meerdere updates te sturen. De updates wekken opnieuw de interesse en door bijvoorbeeld nieuwe sprekers aan te kondigen, bouw je de spanning op richting je event.

3. Ontvangst op locatie

Wat voor de uitnodiging geldt, geldt ook voor de ontvangst op locatie. Laat je bezoekers weten dat je hun komst waardeert. Daar is de entree het ideale moment voor. Heb je daar hulp bij nodig? Denk eens aan gastheren en -dames. Zij beheersen het ontvangen van gasten tot in de puntjes. Bovendien kun je de komst van je bezoekers opfleuren met ballonenbogen, vlaggen, rode lopers en champagne.

4. Sprekers en dagvoorzitter

Na de uitnodiging en ontvangst zijn de verwachtingen ongetwijfeld hoog. Dan is het uiteraard wel zaak om de juiste sprekers en eventueel een dagvoorzitter te hebben. Steek daarom energie in het vinden van de juiste poppetjes. Waarom zoek je sprekers? Passen ze bij de doelgroep? Heb je ze ‘live’ gezien? De antwoorden op deze vragen helpen je een heel eind in het vinden van de juiste spreker.

5. Interactie op je event

De spreker is ook degene die je bezoekers in beweging kan zetten en daarmee dus interactie kan bevorderen. Dat hoeft echter niet alleen vanuit de spreker te komen. Er zijn namelijk veel andere manieren om je bezoekers met elkaar in actie te laten komen. Ga voor creatieve kennissessies of uitdagende spelvormen. Op zowel formele als informele aangelegenheden leidt dit tot succes.

6. Geef bezoekers naambadges

Tijdens je event staan bezoekers voortdurend met elkaar in contact. Dat geldt vooral ook voor de verschillende interactieve vormen, als je besluit die in te zetten. Het is daarbij handig dat bezoekers elkaar kunnen herkennen. En dat kan door het gebruik van naambadges. Bedenk goed wat je op deze badges wilt vermelden en hoe. Naam? Functie? Logo? Grootte? Stijl? Lettertype?

7. Updates op social media

In de aanloop naar je event heb je vast je socialmediakanalen ingezet. Vergeet ook zeker niet om deze tijdens je event te gebruiken. Geef updates en laat zien wat er gebeurt. Er zijn immers altijd mensen die er niet bij konden zijn en graag je event willen meemaken. Roep daarnaast een hashtag in het leven. Iedereen kan er dan over posten en dat vergroot je online zichtbaarheid.

8. Vraag om feedback

Na afloop zal je event nog vaak ter sprake komen en vaak zullen de reacties positief zijn. De kans is bovendien groot dat je nog een keer een evenement gaat organiseren. Dan is het belangrijk om te weten wat je bezoekers er écht van vonden. Wat kon er beter en wat ging er goed? Vraag je bezoekers om feedback, door hen een korte vragenlijst te sturen, en neem de reacties serieus.

9. Geef een fotoalbum

Hoe zag het eetmoment eruit? Hoe ging het tijdens de kennissessies? En hoe mooi is de groepsfoto geworden? Het zijn vragen die bezoekers na afloop kunnen hebben. Dan is het natuurlijk geweldig als je die kunt beantwoorden met beeldmateriaal. Hoe je dat doet? Maak foto’s, bundel ze in een online of fysiek fotoalbum en stuur dit album vervolgens naar alle bezoekers. Zo maak je het onvergetelijk.

10. Maak het onvergetelijk

Over onvergetelijk gesproken… Geef je bezoekers iets extra’s mee naar huis. Dat hoeft zeker niet groots te zijn. Het gaat ook om het gebaar. Probeer in ieder geval iets te geven wat je bezoekers vaker kunnen gebruiken, zodat ze in hun dagelijks leven nog eens aan je kunnen denken.