Een goede voorbereiding

Een goed draaiboek is essentieel voor een geslaagd evenement. Het is de rode draad tijdens de voorbereidingen en op de dag zelf. In het draaiboek staan alle feiten en afspraken over de dag zelf. Ook staan hier alle telefoonnummers in van de verantwoordelijken. Kortom, in een draaiboek staat wat, wanneer door wie gedaan moet worden. Achteraan voeg je de bijlagen in met additionele informatie. Alles is compleet... toch? Met deze tips weet je zeker dat jouw draaiboek waterdicht is.

1. Heb je al eens gedacht aan extra draaiboeken voor de op- en afbouw? Een goede voorbereiding is het halve werk. Deze processen verdienen minstens evenveel aandacht en zorgen dat de uitvoer op rolletjes loopt.

2. Houd je draaiboek beknopt. Je wilt niet dat jouw boekwerk mensen afschrikt. Gedetailleerde informatie die alleen voor een bepaalde sectie relevant is, zet je dus niet in het draaiboek dat voor iedereen zichtbaar is. Neem dergelijke boodschappen op in bijlages, gesorteerd op afdeling of functie.

3. Wie loopt er nou nog met een stapel papieren onder zijn/haar arm? Inderdaad, eigenlijk niemand! Maar toch zie je het nog vaak genoeg gebeuren. Bespaar je team een boekwerk en ga digitaal! Mail het draaiboek naar alle betrokkenen en laat ze dit op hun telefoon (of beter nog: tablets) bij zich houden. Via de ‘commentaar-functie’ kun je bepaalde mensen autoriseren om wijzigingen/aantekeningen te laten maken.



4.  Het feit dat je een draaiboek hebt gemaakt, wil niet zeggen dat iedereen nu alles weet. Neem het draaiboek mondeling door en ga na of alles duidelijk is. Dit is het moment waarop jij erachter komt of iedereen zijn/haar taak heeft begrepen. Ook kunnen eventuele vragen nog worden beantwoord.

5. Maak duidelijk aan wie het draaiboek gericht is. Zijn dat alle teamleden, alleen de vrijwilligers of alleen de directie? Maak zo nodig een extra draaiboek met relevante informatie voor een speciale groep.

6. Vergeet het calamiteitenplan niet! Er kunnen namelijk altijd ongewenste situaties voorkomen. Het is belangrijk dat iedereen op zo’n moment een taak heeft.

7. Gooi het draaiboek achteraf niet weg! Deze kan heel goed worden hergebruikt. Pas dingen aan na de evaluatie van het evenement en gebruik het draaiboek voor een volgende editie. Als je het draaiboek steeds blijft aanpassen, heb je altijd een actuele en accurate versie voor handen.

Met deze tips weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet tijdens het maken van een draaiboek. Zo maken wij jouw evenement samen tot een succes. Wil je meer weten over de organisatie van evenementen of onze schitterende locaties? Klik dan hier voor meer informatie.